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浅谈劳动关系与劳务关系的区别/白静浦

作者:法律资料网 时间:2024-07-09 04:46:35  浏览:9750   来源:法律资料网
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浅谈劳动关系与劳务关系的区别

白静浦 李俊杰


  摘要: 随着市场经济的不断发展,劳动制度改革的进一步深化,劳动关系问题开始受到人们的日益关注,经过二十年的改革,我国的劳动关系发生了巨大的变化,这种变化即冲击了原有的劳动关系,也带来了新的矛盾。由于现时期劳动力供大于求,用人单位追求利益最大化,出现了大量劳动关系与劳务关系难区别的混乱关系,因此正确把握劳动法律关系与劳务法律关系,有利于保护劳动者的合法权益,使劳动者的利益最大利益化。笔者将两者之间别作以粗浅的区别。
关键词:劳动关系;劳务关系

  劳动关系是指劳动者与用人单位依据劳动法律规范,在实现社会劳动过程中形成的权利义务关系。

  劳务关系是指劳务关系的当事人依据民事法律规范而形成的关于一方向另一方提供劳务的权利义务关系。

  随着市场经济的不断发展,劳动制度改革的进一步深化,劳动关系问题开始受到人们的日益关注,经过二十年的改革,我国的劳动关系发生了巨大的变化,这种变化即冲击了原有的劳动关系,也带来了新的矛盾。由于现时期劳动力供大于求,用人单位追求利益最大化,出现了大量劳动关系与劳务关系难区别的混乱关系,因此正确把握劳动法律关系与劳务法律关系,有利于保护劳动者的合法权益,使劳动者的利益最大利益化。现将两者之间别作以粗浅的区别:

  一、主体不同。劳动合同中的主体一方为劳动者,另一方为用人单位,其主体具有特定性,劳动者是指在法定的劳动年龄限度内,具有劳动权利和劳动行为能力的自然人,用人单位是指与劳动才建立起劳动关系的国家机关、事业单位、社会团体、企业或个体经济组织,而劳务合同中,其主体不具有特定性,劳务的提供方既可以是自然人,也可以是法人或其他组织,劳务提供才的资格不受劳动法律法规的限制。

  二、主体之间的地位不同。劳动合同在双方签订之前是平等的主体,而在劳动关系建立之后,劳动者是用人单位的职工,处于提供劳动力的被领导地位,双方形成领导与被领导的隶属关系,而劳务合同的主体双方无论在劳务合同签订之前或合同签订之后,地位都是平等的。

  三、救济途径不同。劳动合同受《劳动法》调整,由于劳动的争议性特殊,《劳动法》第七十九条规定,劳动争议发生后,当事人可以向本单位劳动争议调解委员会申请调解,调解不成,当事人一方仲裁的,可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁,当事人一方也可以直接向劳动争议仲裁委员会申请仲裁,对仲裁不服的,可以向人民法院提起诉讼,也就是说在一般情况下,劳动争议的当事人应当先行向劳动争议仲裁委员会申请仲裁,对劳动争议仲裁委员会的仲裁不服的,才可以向人民法院提出劳动争议的诉讼,而劳务关系中双方的权利义务是受民事法律规范约束的,在劳务关系发生纠纷时,双方可以直接向人民法院的起诉讼,来维护自己的合法权益。


北安法院 白静浦 李俊杰
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鞍山市城镇房地产交易市场管理暂行办法

辽宁省鞍山市人民政府


鞍山市城镇房地产交易市场管理暂行办法

鞍山市人民政府令第11号




  第一条 为加强房地产交易市场管理,维护房地产交易市场秩序,保障房地产交易当事人的合法权益,根据《中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例》,国家建设部、国家物价局、国家工商行政管理局《关于加强房地产交易市场管理的通知》和《辽宁省房地产交易市场管理暂行办法》结合我市实际,制定本办法。

  第二条 凡鞍山市城市行政区域内的房产交易及国有土地使用权的出让、转让、出租、抵押等活动,均执行本办法。

  第三条 本办法所称的房地产交易,是指房产的买卖、租赁(不含执行政府指令性价格出租的房屋)、典当、抵押、拍卖、赠与、差额交换、企业兼并及国有土地使用权出让、转让、出租、抵押等流通行为。

  凡从事房地产交易的单位和个人必须进入房地产交易市场,严禁场外交易。未经审查批准的房地产交易,不受法律保护。

  第四条 房地产交易市场的管理坚持合理调节供求,搞活房地产流通,强化管理手段,保护交易双方权益的原则。

  第五条 房地产交易市场管理委员会,由市人民政府主要领导兼主任,建委、房产、土地、财政、物价工商、公安、统建办等部门领导为成员,从行政上法律上对房地产交易市场进行宏观调控。市房产管理局是房地产交易市场的主管机关。委员会下设办公室,由市房产管理局牵头,土地、财政、物价、工商部门派员参加,负责日常工作。

  海城市、台安县、岫岩满族自治县房地产交易市场的具体管理工作,由县(市)人民政府指定的房地产交易主管机构负责。

  第二章 房地产买卖、出让、转让

  第六条 房地产买卖必须到房地产交易市场办理登记、立契、评估,公证、过户等手续,由房地产主管部门核发房屋产权执照及土地使用证。

  第七条 各房地产经营开发单位,必须持有《城镇房屋综合开发资格证书》、《营业执照》、《土地使用证》等有关资料报房地产市场管理处备案,进入市场销售。

  第八条 产权单位向职工出售公有新、旧住房,由房地产市场管理办公室统一进行价格评审,不得自行定价。售后房款必须存入政府指定的金融部门,实行专户存储,专款专用。职工购买新旧住房一定时期后允许进入市场出售,原出售单位有优先购买权,出售房地产的增值部分,个人只应得所付的优惠价占综合造价比例的部分。

  第九条 房地产招标、拍卖、统一在房地产交易市场进行。任何单位或个人不得擅自组织房地产招标、拍卖。

  第十条 出卖房地产时,在同等条件下,房地产共有人、房地产承租人有优先购买权。分得单位公房后,出卖私房时,其职工单位有优先购买权。

  第十一条 房地产买卖当事人办理手续时,须向房地产市场管理办公室提交下列文书证件:

  (1)单位房地产出卖、转让或差额交换时,须提供《房屋产权执照》、《土地使用证》、土地使用权出让合同、契约书和上级主管部门的批准文件。

  (2)私人出卖、转让或差额交换房地产,以房作价投资与他人扩建、改建等,须提交《房屋产权执照》、《土地使用证》、个人身份证、户口簿及作价投资协议书。产权人委托他人代卖,须提交授权委托书。出卖共有房产,须提交共有人同意和共有人所在单位或街道证明。已出租房地产的出卖,提交有单位证明的承租人弃权书。

  (3)单位购买房地产,须提交买房、受让土地使用权申请书,买卖双方签定的契约书及有关部门的批件。

  (4)个人购买房地产,须提交买房、受让土地使用权申请书,个人身份证、户口簿。外地单位或个人到我市经商或从事劳务需购置房地产、受让土地使用权时,须持当地人民政府和上级主管部门的证明及我市有关部门的审批手续。房地产赠与须提交赠与书。

  (5)单位因特殊情况购买私人房地产,受让土地使用权须持有经上级主管部门同意的申请报告。

  第十二条 有下列情况之一的房地产,不准买卖、转让:

  (1)无政府主管部门核发房屋产权执照、土地使用证的;

  (2)有产权、土地使用权、租赁纠纷的;

  (3)未经房地产主管部门同意国家拨给单位使用或委托代管的;

  (4)经市政府确定为当年实行成片改造的;

  (5)抵押、典当期限未满的;

  (6)拥有部分产权不足五年的;

  (7)违章建筑和临时建筑的;

  (8)拖欠国家房地产税费的;

  (9)土地使用权未出让或未按土地使用权出让合同规定期限和条件开发利用的;

  (10)其它依法禁止产权转移变更的。

  第三章 房地产租赁

  第十三条 具有合法产权、土地使用权证件,无产权纠纷的房地产均可租赁。

  第十四条 房地产权属人出租房地产时,由租赁双方签定租赁契约,共同到房地产交易市场办理租赁审核手续。

  第十五条 房地产权属人以指导性价格或市场调节价格出租的房地产,包括:地下建筑、以房产入股、联营或以招聘外单位人员经营等形式,在办理手续时,需提交《房屋产权执照》、《土地使用证》及有关证件,经审核由房地产市场管理办公室签发许可证。未领取租赁许可证的,各有关部门不予办理其它手续。

  第十六条 外地来鞍承租房地产,须持合法证件。外地在鞍暂住人口承租房地产,须持公安部门发放的《暂住证》和原户口所在地乡、镇以上人民政府的证明,到房地产交易市场办理租赁手续。

  第十七条 房地产租赁契约要载明双方的权利和义务,明确房地产的地点、房屋结构、层次、用途;建筑面积、计租面积应计的占地面积;租赁期限、月租金额和交纳租金形式,交纳租金的日期,房屋附属设备、现状;双方在租赁期间对房屋维修保养的责任。

  第十八条 出租的房屋必须由房屋鉴定人员进行安全鉴定后方准出租。出租人应对出租的房屋及时修缮,确保住用安全。因失修造成人身伤害或财产损失的,出租人依法承担民事责任。出租人对出租的房屋确实无力修缮时,可通过协商,先由承租人修缮,费用从房租中折抵。

  第十九条 承租人要按期交纳租金,并按契约规定用途使用,如改变用途,改建、扩建时,双方应提前商定,并按有关规定重新办理有关手续。因承租人使用管理不善造成人身伤害或财产损失,承租人依法承担民事责任。

  第二十条 租赁期满时,承租人应将房地产退还权属人,需续租的应重新签订租赁契约。在同等条件下,原承租人有优先租用权。契约尚未终止,房地产权属人如需处理出租的房地产,须提前三个月通知承租人,承租人接到通知后三个月内腾退迁出。同等条件下,承租人有优先购买权。

  第二十一条 承租人如需与第三人调换租用的房地产,应事先征得权属人的同意,达成书面协议后,原租赁契约即行终止,新承租人与权属人重新租赁契约。承租人因特殊原因不能履行其承租义务时,其同住同房籍的家庭成员或同住同房籍的直系亲属按租赁契约继续履行承租人义务或重新签定契约。

  第四章 房地产典当

  第二十二条 典当是指承典人(典权人)用典价从出典人(权属人)手中取得房地产使用的权力,由承典人与出典人签定典当契约(典契)的一种交易行为。房地产典当期间承典人所支付的典金无息,出典人出典的房屋无租。

  第二十三条 房地产典当由承典人与出典人持典当契约、《房屋产权执照》、《土地使用证》、户口簿、居民身份证、公证书,共同到房地产市场管理处办理登记审批手续。

  第二十四条 契约应载明承典人,出典人权利与义务,典当的期限,明确典当房地产的地点、结构、建筑面积、占用的土地面积、房屋附属设备的名称、现状及违约责任。

  第二十五条 典当的期限,即典当存续的期限。典当房地产定期的不超过三十年,不定期的以三十年为限。承典人对承典的房地产可以自用,也可以转租、转典,但期限不得超过原承典的期限。承典人转租转典,要事先征得出典人的认可,方可转租、转典。

  第二十六条 典价一般为房屋现值的半价以上、全价以下。房地产的现值由房地产交易市场管理办公室确定。

  第二十七条 典期届满,出典人退回典价款,承典人腾退承典的房地产。承典人、出典人也可通过协商续期再典。

  典期届满十年或未载明典期,经过三十年未回赎的,原则上视为绝卖。

  第五章 房地产抵押

  第二十八条 房地产抵押,是房地产权属人(以下简称抵押人)为清偿债务担保,将房地产作为抵押物提供给债权人(以下简称抵押权人)的交易行为。抵押人在债务到期而不能清偿债务时,抵押权人有权处理抵押房地产,并从被处理的抵押房地产所得款项中优先得到偿还。

  第二十九条 房地产抵押当事人必须是法人或具有完全民事行为能力的自然人。

  房地产抵押活动必须遵循自愿、公平和诚实信用的原则,不得违反国家有关法律、法规。

  第三十条 下列房地产不得抵押:

  (1)尚未确权和产权有纠纷的;

  (2)房产管理部门直管的,拨用的;

  (3)代管房屋代管人无法确定权属人的;

  (4)党政机关、军队、大专院校自管的;

  (5)宗教寺庙、古建筑、影剧院、医院等公益设施的;

  (6)未经出让的土地使用权和未按土地使用权出让合同规定投入建设资金的;

  (7)限制抵押的(确定为拆迁区域的房屋,违建、临建的房屋,拖欠租金、税金、债务尚未偿还的房屋,被司法、行政机关扣押、诉讼保全、查封的房屋);

  (8)房地产管理部门认为不宜抵押的。

  第三十一条 全民所有制单位自管房地产抵押时,应经上级主管部门批准,集体所有制单位自有房地产抵押应经该单位职工大会批准,并出具主管部门批件;中外合资、合作经营的企业的房地产抵押时,应经该企业的董事会或企业主管机关批准;事业单位、群众团体的房地产原则上不准抵押,须抵押时经县以上人民政府批准。

  个人所有的房屋或多人共有的房屋进行抵押时,除出具《房屋产权执照》、《土地使用证》外,须经共有人同意出具书面协议,共负抵押责任。

  第三十二条 抵押契约应载明下列条款:

  (1)抵押人、抵押权人姓名或名称,住所和所在地;

  (2)房屋座落、结构、建筑面积及房屋所占用和附带的土地、房屋价值;

  (3)担保债务的用途、抵押金额、币别、利率、交付方式、清偿方式;

  (4)抵押期限及权证保管形式;

  (5)违约责任及双方认为其它有必要的条款;

  (6)订立契约的时间、地点。

  第三十三条 抵押人和抵押权人应自抵押契约签订之日起十五日内到房地产交易市场管理办公室申请房地产价值评估。进行登记、办理审核、签证等手续,并到公证机关办理公证。

  第三十四条 抵押当事人办理手续时,应提交下列证件:

  (1)抵押申请书;

  (2)当事人身份证明或法人资格证明;

  (3)房地产抵押契约;

  (4)《房屋产权执照》、《土地使用证》、土地使用权出让合同。

  第三十五条 房地产抵押期间,抵押人未经抵押权人的书面同意不得对抵押房屋进行拆建、改建;不得将抵押的房地产更换租户、出借、出售、赠与、分割或以其它方式处理。

  第三十六条 房地产抵押期间,因抵押人过错,造成抵押房屋受损或灭失,抵押权人有权要求恢复原状或提供新的财产担保。抵押人不履行义务,抵押权人有权终止抵押,追索债务。

  第三十七条 抵押期间,抵押权人只有按契约约订的方式收取利息的权利,而无使用房地产的权利,并不得以承押的房地产与第三人另订其它契约。

  第三十八条 房地产抵押期间,因国家基建用地需拆除抵押房屋的,由抵押双方重新设立抵押权或抵押人清偿债务办理有关变更手续。

  第三十九条 房地产抵押期满,债务清偿完毕,抵押契约即告终结。双方应在十五日内到房地产交易市场管理办公室办理抵押注销手续。

  第四十条 抵押人到期不能清偿债务,拍卖房地产所得价款按下列顺序偿还:

  (1)支付拍卖费用;

  (2)缴纳与抵押房地产有关税费;

  (3)偿还抵押价款本息,如依法设定若干抵押权的按抵押登记先后顺序清偿;

  (4)拍卖价款清偿抵押价款有剩余的,返还抵押人,不足偿还的,抵押权人有权向抵押人另行追索。

  第六章 价格和收费

  第四十一条 房地产交易价格实行国家定价、市场调节价两种价格管理形式。

  第四十二条 新建商品房屋价格,由物价会同统建办、房产等部门确定。其中:中心区商品住宅实行指令性价格,其它地区实行市场调节价格。

  第四十三条 房地产租赁价格,由租赁双方议定。

  第四十四条 单位或私人房地产买卖,实行市场调节价,由房地产交易市场管理办公室进行价格评估,交易双方议价低于评估价格的按评估价格缴纳税费。

  第四十五条 凡办理房地产买卖、租赁、典当、抵押、转让、差额交换等立契审核,发生产权转移的须缴纳下列费用:

  (1)房地产买卖(包括商品房买卖)、转让、赠与、差额交换,按交易额的5%收取交易手续费。由双方各承担一半,并按国家规定缴纳契税;

  (2)房地产租赁,按租金的5%收取交易手续费。

  (3)房地产典当收取典价5%的交易手续费,由双方各承担一半,典契税3%,由承典人承担;

  (4)房地产抵押收取抵押额5%的交易手续费,由双方各承担一半;

  (5)房地产委托估价费按房地产价值1%收取,由卖方或申请评估的单位或个人承担。

  第四十六条 房地产交易市场各项收费,统由市收费局在房地产交易市场内直接征收。

  第七章 罚则

  第四十七条 违反本办法规定,非法进行房地产交易,从事违法活动,倒买倒卖,非法谋利、私下交易;隐瞒实际成交价、租赁租金、偷漏税费者,由房地产交易市场有关管理部门分别给予撤消非法交易,责令补交税费,没收非法所得,罚款、吊销《房地产租赁许可证》、《营业执照》没收房屋使用权等处罚,触犯刑律的,交司法机关处理。

  第四十八条 当事人对处罚不服的可在接到处罚通知书之日起十五日内向作出处罚的上级主管机关申请复议或向人民法院起诉,逾期不申请复议或起诉的,由作出处罚的部门申请人民法院强制执行。

  第四十九条 妨碍、阻挠管理人员执行公务,扰乱交易市场秩序的,由公安机关按《中华人民共和国治安管理处罚条例》处罚。

  第五十条 房地产交易市场管理人员徇私舞弊、违法乱纪、索贿受贿的由所在单位或上级机关给予政纪处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  第八章 附则

  第五十一条 本办法执行中的具体问题由市房产管理局负责解释。

  第五十二条 本办法自发布之日起施行。


推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。